126: Hur ska vi bete oss med det digitala?

När är det bäst att mejla eller chatta och när ska vi prata istället? När är mobilen ok på möten? Ett samtal om techikett, vett och etikett i det digitala.

I det här avsnittet diskuterar vi techvanor och digital hygien. Vi tar avstamp från en undersökning från företaget It's worth more som ställde frågor om digitala vanor till 1000 personer i arbetslivet. Det är inte någon vetenskaplig studie men många av slutsatserna i den går att hitta även bland forskningsresultat.

Den här studien från Harvard Business School visade att samtal öga mot öga minskade med 70% när organisationer bytte från kontorsrum till öppna kontorslandskap. Det är förståeligt och respektfullt att vi inte vill störa varandra. Men när är det effektivast att skriva och när är det bättre att ses och prata?

Förstå = samtal, informera = skrift I vårt samtal kommer vi fram till att när vi behöver resonera, förstå och ställa följdfrågor är det mest effektivt att se varandra i ögonen och i brist på det prata i telefon eller ta ett vidosamtal. Skriftlig kommunikation är bättre för ren information "så här ligger det till" och är bra för spårbarheten. Det är värt att diskutera igenom det här på arbetsplatsen: när använder vi vilken kommunikationskanal, hur och varför?

Samling istället för prickskytte För att respektera varandras digitala välmående är det också smart att samla ihop mindre frågor i samma ärende i färre mail och inte skjuta små korta puckar med digital hagelbössa till varandra.

Stör inte - schemalägg istället Sitter du och jobbar på kvällen eller helgen: tänk efter innan du skickar iväg meddelanden till kollegor och medarbetare. Bara för att du tycker att det är skönt att få dina ärenden ur vägen, innebär det att de måste landa i kollegornas knä just nu - eller kan det vänta till nästa dag? Schemalägg dina mejl när det är lämpligt istället. Särskilt om du är chef.

Överenskomna vilotider Det finns förstås sammanhang och chattliknande kanaler där man bestämmer sig för att ha snabba utbyten av korta ärenden löpande över tid och då fyller det förstås sin funktion. Men även sådana kanaler mår bra av att det finns överenskomna vilotider.

Distraktioner i möten I studien från It's worth more framkom att 94% blev störda av att prata med någon som samtidigt var distraherad av något digitalt. 81% hade ägnat sig åt andra jobbrelaterade frågor under möten och här var det en övervikt på seniora medarbetare. 63% hade gjort privata ärenden under möten.

Ge förutsättningar för fokus Var ärliga med varandra och prata gärna om hur svårt det är att fokusera när mobilerna är framme. Studier visar att vår kognitiva förmåga och vårt fokus försämras när en mobil är närvarande. Även när den är avstängd och placerad i en väska. Hur vill ni ha det på era möten?

Om någon är tveksam hjälper forskningen oss att se hur ineffektiva vi är när vi multitaskar.

Det här är våra förslag på diskussionsfrågor på jobbet:

1. Vilka forum använder vi för kommunikation? Vad pratar vi om var?
2. Hur sköter vi digital techikett i kontorslandskapet?
3. Hur sköter vi dator och mobil på möten? Troligtvis kan mötena bli bättre och mer effektiva utan mobilen. Vi har ju valt att ses i person så bör finnas ett fokus på det.
4. När kommunicerar vi? Påminn om hur enkelt det är att schemalägga mejl som skrivs utanför mottagarens arbetstid.
5. Tänk dig in i mottagarens huvud. Hur tas det jag skriver nu emot? Hur kan det tolkas?

Vår samarbetspartner Wellbefy vill fokusera på meningsfullhet. Men hur blir det när meningsfullheten i arbetet börjar komma före den egna hälsan? Det kan lätt bli så att man rättfärdigar att köra på i ett ohållbart tempo. Men vi behöver ett hållbart arbetstempo som varar livet ut. Där vi känner att vi hinner njuta av det arbete vi gör och resultaten som kommer med det och se varandra. Hur skapar vi en arbetskultur som balanserar meningsskapande på ett bra sätt?

Wellbefy menar att det handlar om att öppna upp för reflektion. - Som medarbetare, ge dig själv tid att reflektera över hur du mår i ditt arbete. - Som ledare, se vilka värden du förmedlar och vilken arbetsmoralen är. Meningsskapande hänger någonstans ihop med detta. Att kunna känna att vi är nöjda med vad vi åstadkommit i stunden. Att kunna känna när kroppen behöver vila och återhämtning för att kunna leverera igen. Att kunna se att vi kan skapa en ännu större mening med våra liv när vi mår bra.

Skapa smarta reflektionsflödenEtt verktyg kan vara att medarbetaren får en anonym plattform att uttrycka sina idéer på. Sedan kan ledaren i grupp ta upp reflektioner som kommit upp utan att någon känner sig utpekad. Det är trots allt sällan som vi är ensamma i en negativ känsla kring organisationsarbetet. I Wellbefys app utvärderas medarbetares hälsa och välmående tillsammans med andra bevisade starka KPI:er för organisatorisk framgång. Medarbetaren får kontinuerligt frågor kring sin upplevda känsla av arbetsplatsen och värderar från en skala 1-6. När svaret är det lägre så öppnas automatiskt en ruta upp där medarbetaren får chans att reflektera kring denna upplevelse. Dels för medarbetarens egna personliga utveckling, men också för att ge feedback till ledaren. Läs mer här.

Hosted on Acast. See acast.com/privacy for more information.